Note préliminaire
L’ANAH applique une politique de stricte neutralité en matière de genre. Toutes les fonctions mentionnées dans les présents statuts, ainsi que toutes les dénominations genrées sont toujours considérées comme ouvertes et applicables à tous les genres (H/F/X).
Chapitre I : Dénomination – Siège
Article 1 : Dénomination
L’Association est dénommée en langue française ANAH, toujours suivi ou précédé des mots association sans but lucratif ou des lettres asbl.
L’association est dénommée en langue néerlandaise NVSG, toujours suivi ou précédé des mots Vereniging zonder winstoogmerk ou des lettres vzw.
Article 2 : Siège
Le siège social est établi dans la Région de Bruxelles-Capitale.
Le siège peut être transféré, par simple décision de l’Organe d’administration, à tout autre endroit en Belgique, en respectant les directives de la législation linguistique.
Toute modification est publiée dans le délai d’un mois après la décision, dans les annexes du Moniteur belge.
Chapitre II : Objet social – Durée
Article 3 : Objet social
L’Association a pour objet, en collaboration avec des clubs Rotary belges, de soutenir financièrement des associations à finalité sociale, de préférence sous statut juridique d’a.s.b.l., qui organisent ou prestent des services au profit :
- Des enfants ou des adultes en situation d’handicap
- Des enfants ou des adultes en situation d’indigence
- Des mineurs d’âge protégés.
L’ASBL s’engage à promouvoir le BIENT-ÊTRE de ces 3 groupes cibles.
À cet effet, l’Association peut :
- Collaborer financièrement et/ou effectivement avec des associations et établissements (de préférence sous le statut juridique d’une asbl) qui poursuivent un but similaire.
- Encourager et soutenir logistiquement la recherche scientifique appliquée par le réseautage par le biais de l’organisation des nommés « Journées de rencontre » en donnant des présentations sur différents forums, ou via le site web.
- Informer l’opinion publique via le site et par des contacts personnels.
- Accorder un soutien moral et/ou financier.
Cette énumération est purement indicative et non exhaustive.
L’Association peut accomplir des actes financiers, matériels et manuels se rapportant directement ou indirectement à son objet.
L’Association n’exerce aucune activité industrielle ou commerciale, et n’a pas pour objet d’accorder un quelconque avantage matériel à ses Membres, ni aux membres concernés du Rotary qui présentent les sollicitations d’aide. Le solliciteur-rotarien ne peut bénéficier d’aucun avantage matériel ou financier dans le cadre du dossier présenté.
Elle peut acquérir tout bien mobilier et immobilier dont elle a besoin pour réaliser son objet et exercer sur ces biens tous droits réels et autres.
Article 4 : Durée
La durée de l’Association est indéterminée.
Chapitre III : Membres
Article 5 : Membres
- Les Membres de l’Assemblée générale sont les délégués des clubs Rotary qui ont payé fidèlement leur cotisation pendant les 3 dernières années consécutives. Seule une délégation par club cotisant est admise. Chaque membre dispose d’une voix.
- Les membres sans voix délibérative : À l’occasion de l’élection des gouverneurs nommés des districts D2130/D2140/D2150/D2160, il leur sera proposé d’assister à l’Assemblée générale. Ils n’ont pas le droit de participer au vote. Les gouverneurs de district seront invités jusqu’à la fin de leur mandat de gouverneur.
- Les membres honoraires : des personnes, Membres ou non d’un club Rotary, auxquelles l’Assemblée générale, sur proposition de l’Organe d’administration, accorde le titre de Membre honoraire en raison de leur implication active prouvée et de leurs mérites au sein de l’association. Ils n’ont pas le droit de participer au vote.
Article 6 : Droits et devoirs
Le Règlement intérieur (RI) fixe les droits et devoirs des Membres et des Administrateurs.
Le règlement intérieur détermine également la procédure pour l’octroi d’une aide financière.
Article 7 : Nomination, révocation, suspension et exclusion
Seule l’Assemblée générale peut, après délibération, révoquer, suspendre ou exclure des membres.
Chapitre IV : Assemblée générale
Article 8 : Composition
L’Assemblée générale est composée de représentants de Membres, des clubs qui ont fidèlement versé leur cotisation les 3 dernières années, avant le 30/06 de chaque année. Leur cotisation annuelle doit être conforme au nombre des membres enregistrés dans Polaris le 1 juillet. Ces clubs Rotary désignent un représentant.
L’Assemblée générale est présidée par le Président de l’Organe d’administration, ou en cas d’empêchement de celui-ci, par un vice-président ou, en cas d’empêchement de celui-ci, par un Membre mandaté à cet effet.
Article 9 : Pouvoirs
L’Assemblée générale est l’organe suprême de l’Association. Elle a tous les pouvoirs qui lui ont été accordés par la loi et par les présents statuts.
L’Assemblée générale a ainsi le pouvoir de :
- Modifier les statuts
- Nommer, révoquer, suspendre et exclure des Administrateurs, des Membres et le Commissaire
- Déterminer la rémunération des commissaires
- Donner décharge aux Administrateurs et au Commissaire
- Approuver la modification du Règlement intérieur proposée par l’Organe d’administration
- Approuver les comptes annuels et le budget de l’exercice +1
- Dissoudre volontairement l’Association
- Procéder à la transformation de l’asbl en une i asbl, en une société coopérative agréée comme entreprise sociale ou en une société coopérative entreprise sociale agréée
- Accepter ou réaliser un apport à titre gratuit d’une universalité.
Article 10 : Réunions
L’Assemblée générale se réunit au moins une fois par an au courant du premier semestre après la fin de l’exercice/Exercice Rotary.
L’Assemblée générale peut à tout moment convoquer elle-même ou à la demande d’au moins un cinquième des Membres une « Assemblée générale extraordinaire ».
Une « Assemblée générale extraordinaire » est convoquée lorsque seules des modifications des statuts sont inscrites à l’ordre du jour.
Chaque assemblée est tenue au jour, à l’heure et au lieu indiqués dans la convocation.
Article 11 : Convocation
Le Président ou, en cas d’empêchement de celui-ci, un Vice-président de l’Organe d’administration, convoque l’Assemblée générale par écrit ou par voie électronique et ce au moins 15 jours avant la date de l’Assemblée générale, ou lorsqu’au moins un cinquième des Membres le demande ou un tiers des administrateurs. Dans ce dernier cas, les membres indiqueront les points à l’ordre du jour dans leur demande. L’assemblée générale se tient au plus tard dans le mois suivant cette demande.
La convocation mentionne l’ordre du jour de l’assemblée.
Article 12 : Procurations
Chaque Membre dispose d’une voix. Chaque Membre peut se faire représenter en donnant une procuration écrite à un autre Membre. Un Membre présent ne peut disposer que d’une procuration.
Article 13 : Votes
- Quorum : Si le nombre de participants est insuffisant pour être représentatif, une nouvelle Assemblée générale doit être organisée dans un délai de trente jours. Cette Assemblée générale peut alors délibérer valablement quel que soit le nombre de membres présents ou représentés (avec un ordre du jour identique).
- Sauf dispositions contraires dans la loi ou dans les présents statuts, les décisions sont toujours prises à la simple majorité des membres présents ou représentés. En cas d’égalité de voix, celle du Président ou celle de l’administrateur qui le remplace est prépondérante.
Article 14 : Dissolution
L’Assemblée générale ne peut délibérer valablement sur la dissolution de l’Association ou sur la modification des statuts qu’en respectant les dispositions du Code des Sociétés et des Associations.
Article 15 : Registre
Les décisions de l’Assemblée générale sont consignées par un rapporteur désigné par le président. Elles sont signées par le Président et sont inscrites dans un registre. Ce registre est conservé sous forme numérique dans un environnement suffisamment protégé dans le cloud ou équivalent (p. ex. Google one-Drive).
Chaque Membre, ou chaque Tiers qui peut démontrer un quelconque intérêt, peut en demander des extraits. Ces extraits sont certifiés conformes par le Président de l’Organe d’administration.
Chaque modification des statuts, chaque nomination, chaque exclusion ou chaque révocation d’un Administrateur doit être publiée aux annexes du Moniteur belge dans les délais légaux.
Chapitre V : Organe d’administration
Article 16 : Administrateurs
L’Association est gérée par un Organe d’administration, composé de huit administrateurs au minimum et de douze administrateurs au maximum, un partage paritaire étant recherché par district et par régime linguistique.
Les administrateurs sont membres d’un club Rotary et peuvent être proposés par l’Organe d’administration ou par l’Assemblée générale. Ils sont nommés Administrateur par l’Assemblée générale pour une période de trois exercices. Le mandat d’Administrateur peut être renouvelé à deux reprises pour une durée de chaque fois 3 exercices/exercices Rotary dans la mesure où l’administrateur reste membre d’un club Rotary, soit au total une durée maximale de neuf ans.
Le mandat d’Administrateur commence au début de l’exercice suivant la nomination.
Un Administrateur peut à tout moment présenter sa démission par écrit ou par voie électronique en le communiquant au Président de l’Organe d’administration.
Lorsque le mandat d’un administrateur devient vacant avant la fin de son mandat, les administrateurs restants ont le droit de coopter un nouvel administrateur, afin de terminer le mandat en cours. La prochaine assemblée générale doit confirmer le mandat de l’administrateur coopté. En cas de confirmation, l’administrateur coopté termine le mandat de son prédécesseur. À défaut de confirmation, le mandat de l’administrateur coopté se termine à la fin de l’assemblée générale, sans que cela porte préjudice à la régularité de la composition de l’organe d’administration jusqu’à ce moment-là.
Un administrateur 2 fois absent sans préavis, sera considéré comme démissionnaire.
Aucun mandat d’Administrateur n’est rémunéré.
Un administrateur peut continuer à exercer sa fonction d’administrateur bien que son club ne paie plus la cotisation. Dans ce cas, ce sont le dévouement et l’engagement de l’administrateur en personne qui comptent.
La mise en œuvre de la politique financière est de la compétence de l’Organe d’administration.
Article 17 : Nominations
Les actes concernant la nomination ou la révocation des Administrateurs, du Commissaire et de ceux qui sont autorisés à représenter l’Association sont conservés et déposés au greffe du tribunal de l’entreprise.
Article 18 : Réunions – Votes
L’Organe d’administration se réunit au moins quatre fois par exercice à l’initiative du président, qui propose également l’ordre du jour. Les réunions ont en principe lieu en présentiel, mais il est également possible d’y assister à distance par voie électronique. Les réunions sont présidées par un président, un vice-président ou un membre de l’Organe d’administration mandaté.
Chaque Administrateur a une voix. Chaque Administrateur peut se faire représenter par un autre Administrateur avec une procuration écrite. Chaque Administrateur ne peut être revêtu que d’une procuration.
Les décisions sont prises à la simple majorité des voix des administrateurs présents ou représentés, sauf dispositions légales contraires. En cas d’égalité de voix, celle de celui qui préside la réunion est prépondérante.
Les décisions de l’Organe d’administration sont consignées dans un registre. Tous les documents sont signés par le Président, ou par son remplaçant et les administrateurs qui le demandent.
L’Organe d’administration peut inviter des non-Administrateurs et d’autres Tiers à ses réunions, mais sans droit de vote.
Article 19 : Pouvoirs
L’Organe d’administration a tous les pouvoirs pour gérer l’Association, sauf pour les actes qui, suivant la loi ou suivant les présents statuts, sont réservés à l’assemblée générale.
L’Organe d’administration choisit parmi les Administrateurs un Président ou 2 coprésidents en fonction des candidats disponibles, et deux Vice-présidents. En cas de coprésidence, les deux coprésidents porteront tous deux le titre de président. Le respect des lois linguistiques est également recherché.
En cas d’empêchement du président, cette fonction est assumée par les Vice-présidents et en cas d’empêchement de ceux-ci par un administrateur mandaté nommé par les présidents ou les vice-présidents.
L’Organe d’administration choisit et nomme, parmi les membres de l’Organe d’administration, pour la durée d’au moins 1 exercice, un Secrétaire, un Trésorier, un Gérant du patrimoine matériel et un Gérant du site web de l’Association. En cas de sous-traitance, ces fonctions sont sous la surveillance de l’Organe d’administration.
Sans préjudice du pouvoir général de représentation de l’organe d’administration en tant que collège, l’association est valablement représentée en justice et ailleurs par le Président, par le trésorier ou par l’un des coprésidents qui peut agir seul, ou par deux autres administrateurs qui doivent agir ensemble.
La cessation de fonction de ces personnes mandatées peut avoir lieu :
- volontairement par la personne mandatée elle-même en présentant sa démission par écrit à l’organe d’administration (par e-mail, par lettre ordinaire ou par lettre recommandée);
- par révocation par l’organe d’administration. La décision y afférente par l’organe d’administration doit être notifiée à l’intéressé;
- par une trop faible participation à l’organe d’administration.
Chapitre VI : Règlement intérieur
Article 20 : Règlement intérieur
Le règlement intérieur et ses modifications sont proposés par l’Organe d’administration et soumis à l’approbation de l’assemblée générale.
La dernière version approuvée du règlement intérieur est conservée numériquement sur le site web de l’association.
Chapitre VII : Gestion du patrimoine
Article 21 : Patrimoine
Le patrimoine financier de l’Association est géré par le Trésorier en bon père de famille, sous la surveillance de l’Organe d’administration. Les modalités de placement de tous les moyens financiers de l’Association sont déterminées dans le Règlement intérieur.
Le patrimoine matériel de l’Association est géré en bon père de famille par le Gérant du patrimoine matériel, sous la surveillance de l’Organe d’administration.
Article 22 : Registres
L’Organe d’administration met à jour le registre UBO. (Ultimate Beneficial Owners)
Chapitre VIII : Surveillance
Article 23 : Commissaire réviseur
Sur proposition de l’Organe d’administration, l’Assemblée générale nomme, pour une période renouvelable de 3 exercices, un commissaire réviseur chargé d’examiner l’exactitude des comptes de l’Association et de rédiger et présenter chaque année un rapport y afférent.
Le Commissaire réviseur ne peut être Membre, Membre honoraire ou Administrateur de l’Association.
Le mandat de Commissaire réviseur est rémunéré.
Article 24 : Contrôle
Le Commissaire réviseur a un droit de surveillance et de contrôle illimité sur tout acte, tout livre, toute correspondance, tout procès-verbal, tout écrit etc. de l’Association.
Le Commissaire réviseur doit communiquer le rapport annuel susmentionné à l’Assemblée générale, avec les informations sur la méthode suivie lors du contrôle des comptes et de l’Inventaire.
Chapitre IX : Exercice – Clôtures d’exercice
Article 25 : Exercice
L’exercice de l’Association coïncide avec l’exercice Rotary : il prend cours le premier juillet d’une année civile et se termine le 30 juin de l’année civile suivante. L’asbl tient une comptabilité en concordance avec les règles légales.
Article 26 : Clôtures d’exercice
Le bilan et les comptes de l’exercice écoulé, et le budget pour l’exercice suivant sont soumis chaque année à l’approbation de l’Assemblée générale.
La décharge aux administrateurs et au commissaire réviseur est soumise au vote.
Chapitre X : Dissolution – Liquidation
Article 27 : Dissolution
En cas de dissolution de l’Association, l’Assemblée générale nomme un ou plusieurs liquidateurs, dont l’Assemblée générale détermine les pouvoirs.
L’Assemblée générale décide également de l’affectation de l’actif net du patrimoine de l’Association, étant bien entendu qu’elle doit obligatoirement être au bénéfice d’une ou de plusieurs association(s) avec un but similaire.
Les décisions concernant l’éventuelle liquidation sont publiées, conformément aux dispositions légales, avec les noms, prénoms, professions et domiciles du (des) liquidateur(s), aux Annexes du Moniteur belge.
Version janvier 2023, révisée en 2025
