Voorafgaande nota
NVSG voert een politiek van strikte gender-neutraliteit. Alle functies vermeld in de huidige statuten, evenals alle gender-specifieke benamingen worden steeds geacht open te staan en te gelden voor alle geslachten (M/V/A).
Hoofdstuk I: Benaming – Zetel
Artikel 1: Benaming
De Vereniging heeft in het Nederlands de naam NVSG, steeds gevolgd of voorafgegaan door de woorden Vereniging zonder winstoogmerk of door de letters vzw.
De Vereniging heeft in het Frans de naam ANAH, steeds gevolgd of voorafgegaan door de woorden association sans but lucratif of door de letters asbl.
Artikel 2: Zetel
De maatschappelijke zetel is gevestigd in het Brussels hoofdstedelijk gewest.
De zetel kan, bij eenvoudige beslissing van het Bestuursorgaan, overgebracht worden naar eender welke andere plaats in België mits in acht name van de taalwetrichtlijnen.
Elke wijziging wordt, binnen een termijn van één maand na de beslissing, bekendgemaakt in de Bijlagen van het Belgisch Staatsblad.
Hoofdstuk II: Sociaal doel – Duur
Artikel 3: Sociaal doel
De Vereniging heeft als doel in samenwerking met Belgische Rotaryclubs, verenigingen met een sociaal doel – bij voorkeur onder vzw-statuut – die hun diensten verlenen aan kinderen of volwassenen met een beperking, aan beschermde minderjarigen of aan “behoeftige” kinderen of volwassenen in armoede, financieel mede te ondersteunen.
De vereniging zet zich in om het WELZIJN van deze 3 doelgroepen te bevorderen.
Daartoe kan de Vereniging:
- samenwerken, financieel en/of daadwerkelijk met verenigingen en instellingen (bij voorkeur onder vzw-statuut) die een gelijkaardig doel nastreven;
- het toegepast wetenschappelijk onderzoek stimuleren en logistiek ondersteunen door netwerking of via organisatie van “Ontmoetingsdagen” of door presentaties op verschillende fora te houden, of via de website;
- de publieke opinie informeren, via de website en door persoonlijke contacten;
- morele en/of financiële hulp bieden.
Deze opsommingen zijn alleen indicatief en niet-beperkend te interpreteren.
De Vereniging mag financiële, materiële en handmatige handelingen stellen die, rechtstreeks of onrechtstreeks, betrekking hebben op haar doel.
De Vereniging oefent geen commerciële of handelsactiviteit uit, en beoogt geen enkel materieel voordeel te verschaffen aan haar Leden, noch aan betrokken rotaryleden die de steunaanvragen indienen. De aanvrager-rotariër mag geen enkel materieel noch financieel voordeel genieten bij het ingediende dossier.
Zij kan alle roerende en onroerende goederen verwerven, nodig voor het bereiken van haar doel, en op die goederen alle zakelijke en andere rechten uitoefenen.
Artikel 4: Duur
De duur van de Vereniging is onbepaald.
Hoofdstuk III: Leden
Artikel 5: Leden
- De Leden van de Algemene Vergadering zijn de afgevaardigden van de Rotaryclubs die hun jaarlijkse bijdrage gedurende de laatste 3 opeenvolgende jaren betaald hebben. Er is slechts één afvaardiging per club toegelaten. Ieder lid heeft één stem.
- De niet-stemgerechtigde leden: Bij de verkiezing van een inkomende districtsgouverneur (DGN) van D2130/D2140/D2150/D2160 zal hem/haar voorgesteld worden om aanwezig te zijn op de Algemene Vergadering. Zij hebben geen stemrecht. De districtsgouverneurs zullen worden uitgenodigd tot op het einde van hun mandaat.
- De ereleden: personen, al dan niet Lid van een Rotaryclub, aan wie de Algemene Vergadering, op voordracht van het Bestuursorgaan, de titel van Erelid toekent omwille van hun bewezen actieve betrokkenheid en verdiensten bij de vereniging. Zij hebben geen stemrecht.
Artikel 6: Rechten en plichten
Het Intern Reglement (RI) bepaalt de rechten en de plichten van de Leden en de Bestuurders.
Het intern reglement bepaalt ook de procedure voor het toekennen van financiële ondersteuning.
Artikel 7: Benoeming, ontslag, schorsing en uitsluiting
Alleen de Algemene vergadering kan na beraadslaging leden ontslaan, schorsen of uitsluiten.
Hoofdstuk IV: Algemene vergadering
Artikel 8: Samenstelling
De leden van de AV zijn de afgevaardigden van de Rotaryclubs die voor 30/06 van het Rotaryjaar hun bijdrage aan NVSG betaald hebben en dit de laatste 3 jaren. De registratie in de Rotarydatabank, POLARIS, geeft het correct aantal leden per 1 juli van het Rotaryjaar. De Rotaryclub duidt zelf een vertegenwoordiger aan.
De Algemene Vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van het bestuursorgaan, of wanneer deze verhinderd is door een vicevoorzitter of door een gemandateerde.
Artikel 9: Bevoegdheden
De Algemene Vergadering is het hoogste gezagsorgaan van de Vereniging. Zij heeft alle bevoegdheden die haar zijn toegekend door de wet en door deze statuten.
Zo heeft de Algemene Vergadering de bevoegdheid tot:
- de statutenwijziging;
- benoeming, ontslag, schorsing en uitsluiting van Bestuurders, van Leden en van de Commissaris;
- het bepalen van de bezoldiging van de commissarissen;
- verlenen van kwijting aan de Bestuurders en de Commissaris;
- goedkeuring van de wijziging van het Intern Reglement voorgesteld door het bestuursorgaan;
- goedkeuring van de jaarrekening en de begroting van het Rotaryjaar +1;
- vrijwillige ontbinding van de Vereniging;
- de omzetting van de vzw in een ivzw, in een coöperatieve vennootschap erkend als sociale onderneming of in een erkende coöperatieve vennootschap sociale onderneming;
- het doen of aanvaarden van een inbreng om niet van een algemeenheid.
Artikel 10: Bijeenkomsten
De Algemene Vergadering komt minstens éénmaal per jaar bijeen in de loop van het eerste semester na het einde van het boekjaar/Rotaryjaar.
Op ieder ogenblik kan de Algemene Vergadering zelf, of op verzoek van minstens één vijfde van de Leden, een “Bijzondere Algemene Vergadering” bijeenroepen.
Een “Buitengewone Algemene vergadering” wordt eveneens bijeengeroepen wanneer enkel statutenwijzigingen op de agenda staan.
Elke vergadering wordt gehouden op de dag, het uur en de plaats zoals vermeld in de oproeping.
Artikel 11: Bijeenroeping
Een Voorzitter of, bij diens verhindering, de andere co-voorzitter van het Bestuursorgaan, roept de Algemene Vergadering schriftelijk of via elektronische weg bijeen en dit minstens 15 dagen voor de datum van de algemene vergadering, of wanneer ten minste een vijfde van de Leden dat vraagt. In dit laatste geval zullen de leden de agendapunten aangeven op hun verzoek. De algemene vergadering wordt uiterlijk gehouden binnen de maand na dit verzoek.
De dagorde wordt vermeld op de uitnodiging.
Artikel 12: Volmachten
Elk Lid heeft één stem. Elk Lid mag zich laten vertegenwoordigen met een schriftelijke volmacht aan een ander Lid. Een aanwezig Lid mag slechts volmachthouder zijn van één ander Lid.
Artikel 13: Stemmingen
- Quorum: De Algemene Vergadering kan bij een eerste bijeenroeping slechts geldig beraadslagen wanneer de gewone meerderheid van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is. Ingeval van onvoldoende aanwezigheid moet binnen de 30 dagen een nieuwe algemene vergadering worden georganiseerd die dan geldig kan beraadslagen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden (conform identieke dagorde).
- De beslissingen worden, behalve andersluidende bepalingen in de wet of in deze statuten, steeds genomen met een gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. Bij gelijkheid van stemmen is de stem van de Voorzitter, of van de bestuurder die hem vervangt, beslissend.
Artikel 14: Ontbinding
De Algemene Vergadering kan alleen geldig beraadslagen over de ontbinding van de Vereniging, of over de wijziging van de statuten, met naleving van de bepalingen volgens het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen.
Artikel 15: Register
De beslissingen van de Algemene Vergadering worden genoteerd door een door de voorzitter aangeduide verslaggever. Deze worden ondertekend door de Voorzitter en worden ingeschreven in een register. Dit register wordt bewaard onder elektronische vorm in een voldoende beveiligde cloud-omgeving of evenwaardig (vb. in Google one-Drive).
Ieder Lid, of ieder Derde die enig belang kan aantonen, kan uittreksels opvragen. Deze uittreksels worden voor eensluidend ondertekend door de Voorzitter van het Bestuursorgaan.
Iedere statutenwijziging, iedere benoeming, elke uitsluiting of elk ontslag van een Bestuurder moet worden bekend gemaakt in de Bijlagen van het Belgisch Staatsblad binnen de wettelijke termijnen.
Hoofdstuk V: Bestuursorgaan
Artikel 16: Bestuurders
De Vereniging wordt bestuurd door een Bestuursorgaan, bestaande uit minstens 8 en maximaal 12 bestuurders waarbij gestreefd wordt naar een paritaire verdeling per district en per taalregime.
De bestuurders zijn lid van een Rotary Club en kunnen voorgedragen worden door het bestuursorgaan of door de algemene vergadering. Dezen worden als Bestuurder benoemd door de Algemene Vergadering voor een periode van drie Rotaryjaren. Het mandaat van Bestuurder is tweemaal hernieuwbaar voor telkens een periode van 3 boekjaren/Rotaryjaren voor zover de bestuurder lid blijft van een Rotary club.
Het mandaat van Bestuurder start bij de aanvang van het Rotaryjaar, volgend op de benoeming.
Een Bestuurder kan op elk ogenblik schriftelijk of via elektronische weg ontslag indienen door dit te melden aan de Voorzitter van het Bestuursorgaan.
Wanneer de plaats van een bestuurder openvalt vóór het einde van zijn mandaat, hebben de overblijvende bestuurders het recht een nieuwe bestuurder te coöpteren, ter vervollediging van het lopende mandaat. De eerstvolgende algemene vergadering moet het mandaat van de gecoöpteerde bestuurder bevestigen. Bij bevestiging beëindigt de gecoöpteerde bestuurder het mandaat van zijn voorganger. Bij gebrek aan bevestiging eindigt het mandaat van de gecoöpteerde bestuurder na afloop van de algemene vergadering, zonder dat dit afbreuk doet aan de regelmatigheid van de samenstelling van het bestuursorgaan tot op dat ogenblik.
Alle mandaten van Bestuurder zijn onbezoldigd.
Een bestuurder kan zijn functie van bestuurder blijven uitvoeren, niettegenstaande zijn/haar club haar bijdrage niet meer betaalt. Hier geldt de inzet en engagement van de bestuurder in persoon.
Het uitvoeren van het financieel beleid behoort tot de bevoegdheid van het bestuursorgaan.
Artikel 17: Benoemingen
De akten met betrekking tot de benoeming of ontslag van de Bestuurders, van de Commissaris en van wie gemachtigd is om de Vereniging te vertegenwoordigen, worden bewaard en ingediend op de griffie van de ondernemingsrechtbank.
Artikel 18: Vergaderingen – Stemmingen
Het bestuursorgaan vergadert minstens vier maal per Rotaryjaar op initiatief van de voorzitter, die eveneens de agenda voorstelt. De vergadering gaan in principe fysiek door maar kunnen ook elektronisch vanop afstand bijgewoond worden. De vergaderingen worden voorgezeten door een voorzitter, een ondervoorzitter of een gemandateerd bestuurslid.
Elke Bestuurder heeft één stem. Elke Bestuurder mag zich, met een schriftelijke volmacht, laten vertegenwoordigen door een andere Bestuurder. Een Bestuurder mag slechts volmachthouder zijn van één andere Bestuurder.
De beslissingen worden genomen met een gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders tenzij andersluidende wettelijke bepalingen. Bij gelijkheid van stemmen is de stem van diegene die de vergadering voorzit doorslaggevend.
De beslissingen van het Bestuursorgaan worden genotuleerd in een register. Alle documenten worden ondertekend door de Voorzitter, of diens vervanger en de bestuurders die hierom verzoeken.
Het Bestuursorgaan kan niet-Bestuurders en andere Derden uitnodigen op haar vergaderingen, maar zonder stemrecht.
Artikel 19: Bevoegdheden
Het Bestuursorgaan heeft alle bevoegdheden voor het bestuur van de Vereniging behalve de handelingen die, volgens de wet of volgens deze statuten, aan de Algemene Vergadering worden voorbehouden.
Het Bestuursorgaan verkiest onder de Bestuurders één Voorzitter of 2 co-voorzitters in functie van de beschikbare kandidaten, en twee Ondervoorzitters. In het geval van een co-voorzitterschap zullen de twee co-voorzitters beiden de titel van Voorzitter dragen. Er wordt eveneens gestreefd naar het respecteren van de taalwetten.
Bij verhindering van de Voorzitter wordt deze functie waargenomen door de Ondervoorzitters en bij diens verhindering, door een gemandateerd bestuurder benoemd door voorzitters of ondervoorzitters.
Het Bestuursorgaan kiest en benoemt, uit de bestuursleden, voor minstens 1 Rotaryjaar, een Secretaris, een Schatbewaarder, een Beheerder van het materieel patrimonium en een Beheerder van de website van de Vereniging. Ingeval van uitbesteding vallen deze functies onder toezicht van het bestuursorgaan.
Onverminderd de algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuursorgaan als college, is de vereniging in en buiten rechte rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter, door de penningmeester of één van de co-voorzitters die alleen kunnen handelen of door twee andere bestuurders die gezamenlijk moeten handelen.
De ambtsbeëindiging van deze gemachtigde personen kan geschieden:
- op vrijwillige basis door de gemachtigde zelf door een schriftelijk (via mail, gewone of aangetekende brief) ontslag in te dienen bij het bestuursorgaan;
- door afzetting door het bestuursorgaan. De beslissing hieromtrent door het bestuursorgaan moet ter kennis gebracht worden aan de betrokkene;
- door onvoldoende participatie aan het bestuursorgaan.
Hoofdstuk VI: Intern reglement
Artikel 20: Intern reglement
Het intern reglement en de wijzigingen daaraan worden voorgesteld door het bestuursorgaan en ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene vergadering.
De laatst goedgekeurde versie van het intern reglement wordt digitaal bewaard op de website van de vereniging.
Hoofdstuk VII: Beheer van het vermogen
Artikel 21: Vermogen
Het financieel vermogen van de Vereniging wordt door de Schatbewaarder als een goede huisvader beheerd, onder het toezicht van het Bestuursorgaan. De beleggingsmodaliteiten van alle financiële middelen van de Vereniging worden bepaald in het Intern Reglement.
Het materieel patrimonium van de Vereniging wordt door de Beheerder van het materieel patrimonium als een goede huisvader beheerd, onder het toezicht van het Bestuursorgaan.
Artikel 22: Registers
Het bestuursorgaan past het UBO-register aan. (Ultimate Beneficial Owners)
Hoofdstuk VIII: Toezicht
Artikel 23: Commissaris-revisor
Op voorstel van het Bestuursorgaan benoemt de Algemene Vergadering, voor een hernieuwbare periode van 3 boekjaren, één Commissaris-revisor met als opdracht de juistheid van de rekeningen van de Vereniging te onderzoeken en hierover jaarlijks een verslag op te stellen en voor te leggen.
De Commissaris-revisor kan geen Lid, Erelid of Bestuurder zijn van de Vereniging.
Het mandaat van Commissaris-Revisor is bezoldigd.
Artikel 24: Controle
De Commissaris-revisor heeft een onbeperkt recht van toezicht en controle op alle handelingen, boeken, briefwisseling, notulen, geschriften, enz. van de Vereniging.
De Commissaris-revisor moet voormeld jaarlijks verslag meedelen aan de Algemene Vergadering, samen met de informatie over de bij de controle van de rekeningen en de inventaris gevolgde werkwijze.
Hoofdstuk IX: Boekjaar – Jaarafsluitingen
Artikel 25: Boekjaar
Het boekjaar van de Vereniging valt samen met het Rotary-werkjaar: het start op 1 juli van een kalenderjaar en eindigt op 30 juni van het volgend kalenderjaar. De vzw voert een boekhouding in overeenstemming met de wettelijke regels.
Artikel 26: Jaarafsluitingen
De balans en de rekening van het voorbije boekjaar, en de begroting van het volgend boekjaar, worden ieder jaar ter goedkeuring aan de Algemene Vergadering voorgelegd.
Er wordt gestemd over de kwijting van de bestuurders en van de commissaris-revisor.
Hoofdstuk X: Ontbinding – Vereffening
Artikel 27: Ontbinding
Bij ontbinding van de Vereniging stelt de Algemene Vergadering één of meer vereffenaars aan, waarvan de Algemene Vergadering de bevoegdheden bepaalt.
De Algemene Vergadering beslist ook over de aanwending van het netto-actief van het vermogen van de Vereniging, met dien verstande dat dit verplicht in het voordeel moet zijn van één of meerdere Vereniging(en) met een gelijkaardig doel.
De beslissingen over de eventuele vereffening worden, volgens de wettelijke bepalingen, met de namen, voornamen, beroepen en woonplaatsen van de vereffenaar(s), bekendgemaakt in de Bijlagen van het Belgisch Staatsblad.
Versie januari 2023, herzien in 2025
